1. Documente, documente, documente

Pregúntese: si hoy un trabajador presenta una denuncia por una terminación que considera injusta, ¿puede usted defender su posición con documentación adecuada? En muchos casos, esta puede ser su única línea de defensa para evitar un enfrentamiento de “yo dije – él dijo”, donde, de acuerdo al principio de *in dubio pro operario*, sus posibilidades de perder aumentan si carece de pruebas documentales o testimoniales que respalden su caso.

2. Enfoque en la calidad de la documentación

Evite afirmaciones generales y vagas. Por ejemplo, en lugar de “Juan siempre llega tarde,” opte por algo específico como: “El 1 de abril, Juan avisó que llegaría una hora tarde, pero su registro muestra que llegó tres horas tarde sin justificación. Se le llamó la atención verbal el 3 de abril.” Asegúrese de respaldar sus observaciones con datos específicos, y evite expresiones subjetivas como “me parece” o “creo.”

Una documentación sólida demuestra su compromiso con el éxito de sus empleados y el cumplimiento de sus obligaciones como empleador.

3. Documentación integral, no solo disciplinaria

Una buena gestión documental no se limita a aspectos disciplinarios o terminaciones. Más allá de protegerse ante posibles contingencias, la documentación debe reflejar los pasos que su empresa toma para ayudar a cada colaborador a tener éxito en su trabajo. Esto incluye: contratos con condiciones claras, expectativas y funciones bien definidas, capacitación adecuada para asumir nuevas responsabilidades, y procesos de salida transparentes y objetivos, entre otros. Una documentación sólida demuestra su compromiso con el éxito de sus empleados y el cumplimiento de sus obligaciones como empleador.

4. Custodia segura de la documentación

Tanto si utiliza un sistema manual como digital, asegúrese de que todos los registros se mantengan protegidos contra fugas de información, pérdidas de confidencialidad o daños físicos. Una custodia adecuada garantiza la integridad y la disponibilidad de sus datos cuando más los necesite.

5. Claridad y organización en los registros

Guarde la documentación de forma que, si un tercero ajeno a su empresa la revisara, pudiera comprenderla sin dificultad. Incluya los detalles necesarios para que cualquier persona entienda qué sucedió y cómo se resolvió la situación.

El adecuado mantenimiento y gestión de los archivos de personal no es una tarea emocionante, pero sí es fundamental para proteger a su empresa. Si hasta hoy su empresa no ha documentado todos los aspectos de la relación obrero-patronal, es momento de agregar esto a la lista de pendientes del año.